Onlangs sprak ik Jochgem van Dijk, accountmanager bij Stichting Stad en Natuur Almere tijdens een rondleiding door het zintuigenbos. Het bos is een van de vele projecten van de stichting waarmee zij de blauwe en groene buitenruimte verbinden met de inwoners van Almere. Door het aanbieden van recreatie, educatie en participatie. Om het bos te realiseren hebben zij met succes bij verschillende fondsen aanvragen ingediend. Vandaag gaan Jochgem en ik verder in op dit onderwerp.

Geen zin om te lezen? Je kunt ons gesprek ook terugkijken en -luisteren.

Inzetten van jouw netwerk

Het hebben en inzetten van een groot netwerk is ontzettend belangrijk voor het realiseren van projecten, zoals het zintuigenbos. Jouw netwerk kan je voorzien van vroegtijdige informatie en je in contact brengen met relevante partijen die kunnen bijdragen aan de realisatie van jouw project.

Jochgem: “Zodra een plan is uitgewerkt, ga ik met het projectplan onder mijn arm allerlei bijeenkomsten af om zoveel mogelijk mensen te vertellen over het aanstaande project. Hoe meer mensen weten welk project eraan komt en wat wij nodig hebben, des te groter is de kans van slagen. Zo kreeg ik ruim voordat er een subsidieronde aan zat te komen van de Provincie Flevoland, een telefoontje van de subsidie adviseur van de Gemeente Almere. Zij wisten van onze plannen af en wilde doorgeven dat er een interessante subsidie aan zat te komen, die kon bijdragen aan ons project.”

Voorbereiden van jouw fondsen aanvragen

“Toen ik dit hoorde heb ik meteen mijn telefoon gepakt en mijn contact bij de Provincie Flevoland gebeld. Ik heb gevraagd wat voor hen belangrijk is voor de subsidieverstrekking en wat zij concreet van ons nodig zouden hebben om de aanvraag te kunnen beoordelen. Toen ik dit wist kon ik het projectplan aanpassen en de aanvraag voorbereiden. Alles lag al klaar voordat de aanvraagronde überhaupt van start ging,” aldus Jochgem. Hij heeft hier een goed punt te pakken. Het is slim om telefonisch contact op te nemen met het fonds, voordat je de aanvraag in gaat dienen. Eigenlijk net zoals je dat bij een sollicitatie doet.

Contact opnemen voor het indienen van jouw fondsen aanvraag

Wanneer je telefonisch contact opneemt met een fonds voordat je jouw aanvraag in gaat dienen, geef je jezelf de kans om jouw aanvraag zo goed mogelijk voor te bereiden. In de gesprekken kom je vaak meer te weten dan wat op de website te lezen valt. Het is een uitgelezen kans om vragen te stellen als:

• Wat is voor jullie belangrijk?
• Welke projecten hebben jullie al gefinancierd of zijn jullie trots op?
• Jullie geven aan dat draagvlak onder de doelgroep belangrijk is. Hoe willen jullie dit aangetoond hebben?
• Hoe ziet er beoordelingscommissie eruit? Deze achtergrondinformatie kan je helpen om jouw projectplan inhoudelijk en/of tekstueel aan te passen op de lezer.

“Door deze extra informatie sta je al 1-0 voor” gaat Jochgem verder.

Het nut van cofinanciering

Bij het beoordelen van fondsen aanvragen wordt verder gekeken dan alleen de inhoud. Zo wordt er ook gekeken naar de betrouwbaarheid en expertise van de aanvragende partij. Haalbaarheid en daarmee hoeveel risico een fonds loopt bij het investeren in jouw project. Wanneer je in jouw projectplan uitgaat van financiering vanuit verschilleden fondsen aanvragen vergroot dit de kans dat jouw fondsen aanvragen positief worden beoordeeld. Door de cofinanciering is de kans groter dat het project met succes gerealiseerd kan worden. En ontstaat er meer vertrouwen in het project omdat het belang ervan wordt onderschreven door andere financiers. Jochgem: “Het is wel fijn om het grootste gedeelte van de financiering bij een partij aan te vragen. Dit is een goede basis voor realisatie van het project en verkleint de kans dat het project niet door kan gaan.”

Project(plan) aanpassen

Elk fonds heeft zijn eigen onderwerpen of thema’s waar zij zich op richten. Het is verstandig om hier rekening mee te houden in jouw project, projectplan en aanvraag. Belicht de punten extra in het projectplan dat je meestuurt, die aansluiten bij de thema’s en onderwerpen van het betreffende fonds.

Neem bijvoorbeeld het zintuigenbos. Oorspronkelijk bedoelt om de zintuigen te stimuleren van bezoekers in het bos. Maar bossen zijn niet de meest toegankelijke plek voor mensen die minder mobiel of visueel beperkt zijn. Het hele project laten financieren door een fonds dat zich richt op het verbeteren van de participatie van mensen met een beperking, zal dit project dan ook niet gaan financieren. “Participatie is een van de speerpunten bij Stichting Stad en Natuur Almere. We hebben uiteindelijk het project en -plan uitgebreid door informatie ook in braille aan te bieden. En de paden rolstoelvriendelijk te maken. Voor deze onderdelen hebben we fondsen aanvragen kunnen doen die anders niet mogelijk waren geweest” vertelt van Dijk.

Win-win

Belangrijk om te onthouden is dat fondsen niet beschikken over een eindeloze zak geld. Jaarlijks hebben zij een budget beschikbaar om maatschappelijke impact te maken. En net als jij, kunnen zij hun geld maar 1 keer uitgeven. Ze kijken dan ook kritisch naar de projecten waar financiering voor wordt aangevraagd.

Vraag je voor het indienen van jouw aanvraag dan ook af: Wat is de toegevoegde waarde van mijn project voor de doelstellingen van het fonds dat je wilt gaan aanschrijven? Want alleen als die duidelijk naar voren komt in jouw aanvraag, zal deze positief worden beoordeeld.

Nadelen van gesplitste fondsen aanvragen

“Eigenlijk zitten er niet zo veel nadelen aan het opsplitsen van de projectfinanciering” verteld Jochgem. “Waar je wel rekening mee moet houden is dat het voor- en achteraf extra tijd kost. Zo moet iedereen vooraf bellen om informatie in te winnen en het projectplan laten aansluiten op de verschillende fondsen. Maar ook aan de financiële rapportage achteraf kunnen verschillende eisen worden gesteld” gaat hij verder. Hoewel de voordelen groot zijn van cofinanciering, is het dus belangrijk om je te realiseren dat het extra werk met zich meebrengt. Wil je meer informatie over Stichting Stad en Natuur Almere of over de totstandkoming van het zintuigenbos? Neem dan even contact op met Jochgem.

Aanvullende tips

1. Gebruik de première of opening van jouw project om financierders uit te nodigen. Vergeet ook de lokale, regionale of landelijke media niet uit te nodigen voor extra zichtbaarheid. Zo versterk je de band tussen jou en de fondsen en media. En daarmee vergroot je de kans op wederom een positieve beoordeling bij een volgende aanvraag;
2. Veel fondsen zijn slechts eenmalig of eens per x jaar aan te vragen. Houdt hier rekening mee wanneer je meerdere projecten wilt realiseren;
3. Zorg dat je jouw cijfers goed op orde hebt (dekkingsplan, begroting, financiële vastlegging etc.) dit helpt bij het aanvragen van de financiering en de financiële verslaglegging achteraf;
4. Denk ook aan sponsoring (in natura) door bedrijven. De investering die zij (moeten) doen is vaak vele malen lager dan wat de bijdragen voor jouw organisatie waard is. Houd ook hierbij in gedachten: what’s in it for them?

Hulp nodig bij het opstellen of verfijnen van je projectplan? Bij het aanvragen van subsidies of bijvoorbeeld het coördineren van een project? Lees dan verder.